Ticari hayatta şirketlerin faaliyetlerini sağlıklı biçimde sürdürebilmeleri ve rekabet güçlerini koruyabilmeleri, büyük ölçüde mali süreçlerin düzenli, şeffaf ve güvenilir şekilde yürütülmesine bağlıdır. Bu süreçlerin merkezinde bulunan finans ve muhasebe çalışanları; şirketin banka hesaplarından nakit akışına, mali kayıtlarından müşteri ve tedarikçi bilgilerine kadar birçok önemli veri ve işleme görevleri gereği erişebilmektedir. Bu erişim imkânı, finans ve muhasebe personelinin özen ve sadakat borcunu özellikle önemli hâle getirmektedir. Çalışanın yalnızca kendisine verilen işi yerine getirmesi değil; görevini yürütürken işverenin haklı menfaatlerini gözetmesi, şirketin malvarlığını ve ticari bilgilerini koruması ve kendisine tanınan yetkileri görev amacı doğrultusunda kullanması gerekir.

Bununla birlikte finans veya muhasebe alanında çalışan bir personelin yaptığı her hata veya ihmalin doğrudan ağır hukuki sonuç doğurduğunu söylemek mümkün değildir. Çalışanın sorumluluğu değerlendirilirken görev ve yetkilerinin kapsamı, mesleki bilgi ve tecrübesi, kusurunun derecesi ve meydana gelen zararla davranışı arasındaki bağlantı birlikte ele alınmalıdır. Nitekim TBK m. 400 kapsamında işçinin sorumluluğunun belirlenmesinde de işin niteliği ile çalışanın bilgi, yetenek ve nitelikleri önem taşımaktadır. Öte yandan şirket varlıklarının kişisel amaçlarla kullanılması, güvenin kötüye kullanılması veya ticari ve mali bilgilerin yetkisiz kişilerle paylaşılması gibi daha ağır ihlaller, somut olayın özelliklerine göre tazminat sorumluluğunun yanı sıra 4857 sayılı İş Kanunu m. 25/II kapsamında haklı nedenle fesih sonucunu da doğurabilir.

Bu nedenle finans ve muhasebe personelinden kaynaklanabilecek hukuki risklerin yalnızca bir uyuşmazlık ortaya çıktıktan sonra değerlendirilmesi yeterli değildir. İşe alımdan başlayarak görev ve yetkilerin açıkça belirlenmesi, gerekli gizlilik ve denetim mekanizmalarının kurulması ve olası uyuşmazlıklarda kullanılabilecek kayıtların düzenli şekilde tutulması hem işveren hem de çalışan açısından daha güvenli bir çalışma düzeninin oluşturulmasına katkı sağlayacaktır..

• İşe Alım Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Hukuki Hususlar

Finans ve muhasebe personeli; şirketin banka hesaplarına, ödeme süreçlerine, mali tablolarına, ticari kayıtlarına ve kimi zaman doğrudan nakit varlıklarına erişebilen çalışanlardır. Bu nedenle bu pozisyonlarda yapılacak bir işe alım, yalnızca doğru personelin seçilmesi değil, aynı zamanda şirketin mali güvenliğinin korunması açısından da önem taşır.

Bu noktada ilk adım, adayın mesleki yeterliliğinin ve geçmiş iş tecrübesinin doğru şekilde değerlendirilmesidir. Özellikle para transferi, banka işlemleri, kasa yönetimi veya şirketin mali kayıtları üzerinde yetki kullanacak personel bakımından referans kontrolü yapılması, ileride ortaya çıkabilecek risklerin azaltılmasına katkı sağlayabilir.

Ancak işverenin aday hakkında araştırma yapma imkânı sınırsız değildir. Referans araştırmaları, adli sicil kaydı talepleri ve aday hakkında elde edilecek diğer kişisel veriler bakımından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerinin gözetilmesi gerekir. Adaydan yalnızca işe alım amacıyla bağlantılı ve gerekli bilgilerin talep edilmesi; kişisel verilerin hangi amaçla işlendiğinin açıkça ortaya konulması ve somut durumun gerektirdiği hâllerde gerekli hukuki şartların sağlanması önemlidir.

İşe alım tamamlandıktan sonra ise taraflar arasındaki ilişkinin sınırları mümkün olduğunca baştan belirlenmelidir. Özellikle finans ve muhasebe çalışanlarında yalnızca genel hükümler içeren standart bir iş sözleşmesiyle yetinilmesi, ileride “Bu işlem benim görevim değildi” veya “Bu konuda yetkim bulunmuyordu” şeklinde uyuşmazlıkların ortaya çıkmasına neden olabilir. Bu nedenle çalışanın; görev ve sorumluluklarının, banka ve ödeme işlemlerindeki yetki sınırlarının, fatura onay ve kontrol süreçlerinin, kasa ve nakit yönetimine ilişkin sorumluluklarının, raporlama yükümlülüğünün ve kime karşı sorumlu olduğunun açık şekilde belirlenmesi faydalı olacaktır. Görev tanımının ayrıca hazırlanarak iş sözleşmesinin eki hâline getirilmesi ve çalışana tebliğ edilmesi, hem çalışanın sorumluluk alanını belirginleştirir hem de ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda önemli bir ispat aracı oluşturabilir.

İşveren açısından bir diğer koruyucu araç ise deneme süresidir.........

© Hukuki Haber