Für eine effiziente Digitalisierung der Verwaltungsabläufe im Rathaus führt die Gemeinde Wutöschingen ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein. Mithilfe dieser Software lassen sich Dokumente digital speichern, organisieren, finden und zuverlässig verwalten. Ein DMS ermöglicht die Einführung der E-Akte, einen digitalen Posteingang, papierlose Arbeitsabläufe und eine rechtssichere Ablage, war im Gemeinderat zu erfahren.  

Einfachere, transparentere und schnellere Arbeit

Wutöschingens IT-Experte Michael Hallmann präsentierte dem Gemeinderat in seiner jüngsten öffentlichen Sitzung weitere Vorteile eines DMS, die nicht nur im schnellen Zugriff auf alle Vorgänge und im geringen Platzbedarf liegen. Dokumente lassen sich demnach damit auch einfach archivieren, durchsuchen und wieder öffnen, ohne lange Akten suchen zu müssen. Das steigere die Produktivität und Abläufe würden transparenter.

Risiko von Fehlern bei der Dokumentation reduziere sich

Alle Mitarbeiter arbeiten künftig auf dem gleichen, aktuellen Stand, denn Änderungen seien im System nachvollziehbar dokumentiert. Eine rechtssichere Archivierung sei ein weiterer zentraler Baustein. Das DMS erfülle aktuelle gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung, Nachweisführung und revisionssicheren Archivierung. Dadurch reduziere sich das Risiko von Fehlern bei der Dokumentation. Das System bilde auch die Grundlage für ein digitales Sitzungsmanagement und ein Ratsinformationssystem für den Gemeinderat, über das Vorlagen, Protokolle, Beschlussvorschläge und weitere Sitzungsunterlagen effizient bereitgestellt werden. Dadurch werde die Arbeit der kommunalen Gremien transparenter und effizienter gestaltet.

Für den Einsatz in der Verwaltung von Wutöschingen empfiehlt Michael Hallmann eine Lösung der Firma Regisafe. „Das System ist bei den Nachbarkommunen bereits zahlreich im Einsatz, weil es ein gutes Tool ist und relativ preiswert für das, was es kann.“ Insbesondere die Kombination aus DMS und Ratsinformationssystem sei bei Regisafe gut gelungen.  „Wir haben uns das System bei der Gemeinde Küssaberg angeschaut und sind der Auffassung, dass diese Lösung auch unsere Anforderungen abdeckt“, so Bürgermeister Stoll. Für die gemeinsame Bestellung von DMS und Ratsinformationssystem gewährt Regisafe einen Preisnachlass auf die einmaligen Lizenzkosten. Der Gemeinderat gab grünes Licht für die Ausgaben für Software, Lizenzgebühren, Scanner, Installation, Schulung und Projektbegleitung mit voraussichtlichen Kosten in Höhe von 71.000 Euro brutto und jährlichen Wartungskosten von circa 12.600 Euro. Schulungsmaßnahmen für Mitarbeitende und auch für den Gemeinderat seien vorgesehen, um eine schnelle und sichere Anwendung des neuen Systems sicherzustellen.

Sandra Holzwarth Icon Haken im Kreis gesetzt Icon Plus im Kreis

Wutöschingen Icon Haken im Kreis gesetzt Icon Plus im Kreis

Software Icon Haken im Kreis gesetzt Icon Plus im Kreis

© Südkurier