Een stad voor drie dagen; wat festivals ons leren over de organisatie van levende ecosystemen

Op vrijdag staat er een stad. Maandag is die verdwenen.

In de dagen daartussen slapen tienduizenden mensen op enkele vierkante kilometers, stroomt er drinkwater door tijdelijke leidingen, draait elektriciteit, wordt afval afgevoerd, functioneren medische posten en veiligheidsdiensten, rijden leveranciers af en aan en verrijzen restaurants, winkels, podia en complete verkeersstructuren. Vreemden ontmoeten elkaar, er ontstaat handel, cultuur wordt geproduceerd en mensen houden zich aan regels die een week eerder nog niet bestonden.

Alle ingrediënten van een stad zijn aanwezig, alleen noemen we het anders: festival.

Misschien kijken we daardoor over iets fascinerends heen. Grote evenementen als Lowlands, Glastonbury en Amsterdam Dance Event, maar ook de tijdelijke stad Black Rock City van Burning Man, doen in een paar weken iets waar permanente organisaties soms jarenlang mee worstelen: zeer verschillende partijen laten samenwerken binnen één systeem, zonder dat één partij alle interacties kan bepalen.

Daarmee is het festival een interessant laboratorium voor de Living Helix. Niet omdat een festival letterlijk een biologisch ecosysteem zou zijn. Dat zou de vergelijking verder oprekken dan wetenschappelijk verstandig is. De Living Helix is geen natuurwetenschappelijke theorie, maar een manier om naar complexe menselijke systemen te kijken. Organisaties, steden, regio’s en merken blijken dan minder op machines en meer op dynamische constellaties van relaties, stromen en terugkoppelingen te lijken.

Juist een festival maakt die dynamiek uitzonderlijk zichtbaar, omdat alles er versneld gebeurt. Het systeem wordt opgebouwd, komt onder maximale belasting te staan, past zich aan en verdwijnt weer. Alsof iemand een stad op fast forward zet.

De vrijheid begint bij de waterleiding

Wie als bezoeker over Lowlands loopt, ervaart vooral vrijheid. Je besluit zelf waar je heen gaat, verandert halverwege van plan, blijft ergens langer hangen dan bedoeld en ontmoet mensen die niet in je agenda stonden. De indruk van spontaniteit is overtuigend.

Onder die vrijheid ligt ondertussen een technische operatie die nauwelijks spontaan te noemen is. Lowlands gebruikt tijdens het festival en de zes weken van op- en afbouw ongeveer twaalf miljoen liter water. Er ligt zo’n tien kilometer aan tijdelijke waterleiding voor 65.000 bezoekers en duizenden crewleden. Daarnaast moeten energie, voedsel, sanitair, afval, veiligheid en mobiliteit gelijktijdig functioneren.

Het interessante is niet alleen de schaal. Het is vooral de verhouding tussen zichtbare vrijheid en vrijwel onzichtbare organisatie.

Een goed festival probeert namelijk niet het gedrag van iedere bezoeker te ontwerpen. De organisatie bepaalt waar podia staan, hoe verkeersstromen lopen en welke veiligheidsnormen gelden, maar zij bepaalt niet welk gesprek om half drie ’s nachts tussen twee onbekenden ontstaat. Ze kan een artiest boeken zonder te kunnen voorspellen welke herinnering iemand twintig jaar later bij één bepaald nummer zal hebben.

Daar ligt een eerste principe van de Living Helix: complexe systemen functioneren niet optimaal wanneer alles centraal wordt bepaald. Ze functioneren evenmin wanneer structuur ontbreekt. De kunst zit in het ontwerpen van condities waarbinnen een deel van het gedrag gecontroleerd moet zijn en een ander deel juist vrij kan ontstaan.

Onderzoek naar tijdelijke organisaties ondersteunt die combinatie. Fernandes, Spring en Tarafdar volgen de organisatie van de Olympische Spelen van Rio en laten zien dat operationele coördinatie binnen zulke complexe tijdelijke systemen tot stand komt door een mengvorm van formele structuren en informele afstemming. Alleen procedures zijn onvoldoende, maar uitsluitend vertrouwen op improvisatie evenzeer.

Dat klinkt misschien als een open deur, totdat je kijkt hoeveel permanente organisaties nog altijd proberen complexe samenwerking op te lossen door een nieuw organogram te tekenen.

De ervaring wordt tussen mensen gemaakt

Bij Burning Man wordt de rol van de deelnemer expliciet onderdeel van het organisatiemodel. De tien principes bevatten onder andere participatie, gifting, communal effort, civic responsibility en radical inclusion. Ze zijn volgens Burning Man geen gedetailleerde gedragsregels, maar culturele richtingwijzers die uit de gemeenschap zelf zijn voortgekomen. Daarmee verandert iets fundamenteels aan de verhouding tussen producent en consument.

Bij een klassiek product maakt een organisatie iets dat vervolgens door een klant wordt gebruikt. Een festivalervaring ontstaat voor een belangrijk deel pas nadat de bezoeker is gearriveerd. Het publiek kijkt niet alleen naar wat anderen produceren, maar beïnvloedt voortdurend de ervaring van andere bezoekers. Gedrag, kleding, gesprekken, enthousiasme, vriendelijkheid, irritatie, dans, wachtrijen en sociale codes vormen gezamenlijk een aanzienlijk deel van wat achteraf als ‘het festival’ wordt herinnerd.

Onderzoek naar temporary communitas maakt dat mechanisme meetbaar. Jahn, Cornwell, Drengner en Gaus onderzoeken in twee veldstudies het tijdelijke gevoel van nabijheid en kameraadschap tussen mensen tijdens grote evenementen. Dat gevoel blijkt sterk samen te hangen met de bereidheid om later terug te keren en heeft in hun onderzoek zelfs een groter effect dan tevredenheid met het evenement zelf. Opmerkelijk genoeg verdwijnt het voordeel wanneer bezoekers de drukte als te groot ervaren.

Dat laatste detail is misschien nog interessanter dan de hoofdconclusie. Meer mensen produceren niet automatisch meer gemeenschap. Er bestaat blijkbaar een punt waarop dichtheid verbinding stimuleert en een volgend punt waarop diezelfde dichtheid verbinding begint te verstoren.

Ook een sociaal ecosysteem heeft dus zoiets als draagkracht.

De merkmanager kan sfeer helaas niet bestellen

Dat brengt ons bij een fenomeen waar iedere festivalproducent, horecaondernemer en merkmanager graag controle over zou willen hebben: sfeer.

Er kan eindeloos aan worden ontworpen. Licht, geluid, architectuur, programmering, voedsel, bewegwijzering, materialen, prijsniveau en zelfs de keuze van het publiek beïnvloeden sfeer, maar toch kan niemand het daadwerkelijk inkopen.

Sfeer ontstaat uit de wisselwerking tussen al die elementen en de mensen die ermee omgaan. Een peperduur evenement kan daardoor verrassend doods aanvoelen, terwijl een feest met nauwelijks budget........

© Marketingfacts