Sosyal güvenlik mevzuatına göre, işverenlerin/alt işverenlerin/sigortalıyı geçici olarak devir alanların ilgili kanunlara (VUK, TTK vd.) göre tutmak zorunda oldukları defterler ve dayanağı belgeler, SGK’ya yapılan bildirimlerin dayanağı niteliğinde sayılmaktadır.

Buna göre, kayıt kavramı; ilgili diğer yasalar (VUK, TTK, Dernekler Kanunu, Kat Mülkiyeti Kanunu, Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu) göre düzenlenmesi zorunlu olan defterlerin (yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri vd.) tümünü, belge kavramı da kayıtları doğrulayan veya kayıtlara dayanak olan tüm yazılı vesikaları (ücret ödeme bordrosu, ücret hesap pusulası, fatura, gider makbuzu, dekont, sevk irsaliyesi vd.) kapsamaktadır.

Sosyal güvenlik yönünden kayıt ve belgelerin saklanma süresi

Sosyal mevzuatına göre işyeri kayıt ve belgelerini saklama yükümlüsü olan kişiler ve saklama süreleri tablo 1’de gösterilmiştir.

İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işverenler işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi hâlinde, kurumun (SGK) denetim elemanlarına (Müfettiş, Denetmen) göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle, kamu idareleri 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadırlar.

Sigortalıyı geçici olarak devir alan işverenler ise, devredilen sigortalılarla ilgili yükümlülükleri kendileri yerine getirmişler ise, yükümlülüklerini yerine getirdikleri sigortalılarla ilgili kendilerine ait işyeri kayıt ve belgelerini yukarıda belirtilen sürelerle saklamak zorundadırlar.

İşyeri kayıt ve belgelerinin SGK denetim elemanlarınca istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz edilmesi zorunludur. Yapılacak tebligat üzerine defter ve belgelerin, kural olarak incelemeyi yapacak denetim elemanının tebligatta belirttiği adrese getirilmesi gerekmektedir. Ancak, işverenler, işyeri sahipleri, alt işveren ya da sigortalıyı devir alan işveren tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi hâlinde, denetim elemanlarınca da incelemeye elverişli bulunursa denetim bu yerlerde de yapılabilmektedir.

Denetim elemanlarının istemesi hâlinde işverenlerce, bilgisayar ortamında saklanan işyeri kayıt ve belgelerin manyetik ortamda verilmesi, uygun donanım ve yazılım, terminallere ulaşım imkânlarının sağlanması ve uzman personel sağlaması zorunludur.

Defter ve belgeler, 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na göre yapılacak bildirimle veya elektronik tebligat ile istenilebileceği gibi, işveren, işveren vekili, işyeri sahibi, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren ile düzenlenecek tutanakla da........

© Ekonomim