Kamu kurumlarındaki başlıca zaman hırsızları (2)

Dünkü yazımızda kamu kurumlarındaki zaman hırsızları ve bunu engellemek için başlıca yapılması gerekenleri açıklamıştık. Bugünkü yazımızda da konuya kaldığımız yerden devam edeceğiz.

YÖNETİCİLERİN ZAMAN HIRSIZLARI

Üst ve orta kademe yöneticilerin zamanının niteliği, kurumun performansını doğrudan etkiler. Bir genel müdür veya daire başkanı gününün büyük bölümünü rutin yazışmaları imzalamak, düşük riskli işlemleri onaylamak ve aynı konudaki toplantılara katılmakla geçiriyorsa stratejik yönetim için gereken zaman azalır. Yöneticinin zamanı kıt bir kaynak olduğundan, her kararın aynı seviyede yönetici ilgisi gerektirmediği kabul edilmelidir. Risk düzeyi düşük işlemler standartlaştırılmalı ve mümkün olduğunca alt kademelerde sonuçlandırılmalı; üst yöneticinin zamanı politika, strateji, kriz yönetimi, koordinasyon, personel gelişimi ve yüksek etkili kararlar için korunmalıdır.

Bu kapsamda bürokrasiyi bütünüyle zaman hırsızı olarak görmek hatalıdır. Kamu yönetiminde belirli usullerin bulunması keyfîliği önler ve kamu kaynaklarının korunmasını sağlar. Örneğin bir işlemin uzun olması, onun gereksiz olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde bir işlemin yıllardır yapılıyor olması da onun gerekli olduğunu göstermez. Her prosedür “hangi kamu yararını koruyor?” ve “bu sonucu daha düşük zaman maliyetiyle elde etmek mümkün mü?” sorularıyla test edilmelidir.

KAMU KURUMLARINDA ZAMAN DEĞER ÜRETİR HALE GETİRİLMELİDİR

Kamu yönetiminde zaman hırsızlarıyla mücadelede ilk aşama ölçümdür. Ölçülmeyen zaman maliyetleri çoğu zaman görünmez kalır. Bunun için yıllar önce başlanmış ama sonuçlandırılmamış norm kadro çalışmasına yeniden başlanması oldukça önemlidir.

1. Süreç haritalaması yapılmalıdır: Her önemli kamu hizmeti için işlem adımları çıkarılmalı; hangi adımın hangi amaca hizmet ettiği belirlenmelidir. Aynı sonucu üretmeyen, mükerrer veya tarihsel nedenlerle devam eden adımlar kaldırılmalı ya da birleştirilmelidir.

2. Risk esaslı kontrol kurulmalıdır: Her işlem aynı yoğunlukta denetlenmemelidir. Yüksek riskli işlemlerde güçlü kontrol; düşük riskli işlemlerde standartlaştırılmış ve hızlı süreçler uygulanabilir. Böylece kontrol ile hız arasında........

© Yeni Şafak