Arabuluculukta KVKK’ya uyum, yalnızca matbu bir bilgilendirme metni veya imza süreci olarak görülmemelidir. Kişisel veri güvenliği; tarafların güvenini, sürecin meşruiyetini ve arabulucunun mesleki özen borcunu doğrudan ilgilendiren bağımsız bir sorumluluk alanıdır.

Arabuluculuk denildiğinde ilk akla gelen kavram çoğu zaman “gizlilik”tir. Taraflar, vekiller ve arabulucu bakımından bu ilke, sürecin güven içinde yürütülmesinin temel şartlarından biridir. Ancak bugünün arabuluculuk uygulamasında gizlilik, kişisel verilerin korunması bakımından tek başına yeterli değildir.

Çünkü arabuluculuk masasında yalnızca taraf beyanları bulunmaz. İletişim bilgileri, kimlik bilgileri, vekâlet ve temsil belgeleri, ticari kayıtlar, bordrolar, sağlık evrakı, banka hesap bilgileri, poliçe ve hasar dosyaları, hatta kimi zaman taraf olmayan üçüncü kişilere ait veriler de sürece dâhil olur. Bu yönüyle arabuluculuk, aynı zamanda yoğun bir kişisel veri işleme alanıdır.

Bu nedenle temel ayrımın baştan doğru kurulması gerekir: 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu kapsamındaki gizlilik yükümlülüğü ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki kişisel veri yükümlülükleri aynı şey değildir; ancak birlikte gözetilmelidir.

HUAK m. 4, arabulucunun arabuluculuk faaliyeti çerçevesinde kendisine sunulan veya başka şekilde elde ettiği bilgi ve belgeler ile diğer kayıtları, taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça gizli tutmakla yükümlü olduğunu düzenler. Bu hüküm, arabuluculuğun güven esasına dayalı yapısı bakımından vazgeçilmezdir. Ancak gizlilik yükümlülüğü; KVKK’daki aydınlatma, veri güvenliği, sınırlı işleme, ölçülülük, saklama ve imha sorumluluklarını kendiliğinden karşılamaz.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun 13 Ocak 2025 tarihli “Arabuluculuk Faaliyetleri Kapsamında Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesine İlişkin Kamuoyu Duyurusu” da bu ayrımı açık biçimde ortaya koymuştur. Duyuruda, HUAK m. 11 uyarınca arabuluculuk sürecinin esasları, işleyişi ve sonuçları hakkında yapılan bilgilendirmenin, KVKK m. 10 anlamındaki aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiği anlamına gelmediği belirtilmiştir. Kurum ayrıca arabulucuların 6698 sayılı Kanun’un uygulanması bakımından veri sorumlusu sıfatını haiz olduğunu ve veri sorumlusunun yükümlülüklerine tabi bulunduğunu ifade etmektedir. (KVKK)

Bu belirleme, arabuluculuk uygulaması açısından son derece önemlidir. Zira arabulucu, yalnızca sürecin tarafsız yürütücüsü değildir; aynı zamanda bu süreçte işlenen kişisel verilerin hukuka uygunluğu bakımından dikkat ve özen göstermesi gereken kişidir.

Arabulucunun her dosyada ilk sorması gereken soru şudur:

“Bu bilgi, arabuluculuk sürecinin yürütülmesi için gerçekten gerekli mi?”

Bu soru, teknik bir KVKK sorusu olmanın ötesinde, mesleki özen borcuyla doğrudan ilgilidir. Dosyaya alınan her belge, e-postaya eklenen her kayıt, tutanağa yazılan her kimlik bilgisi, yanlış kişiye gönderilen her toplantı linki ayrı bir risk alanı oluşturabilir. Arabuluculuk dosyasında “ne kadar çok bilgi, o kadar sağlam dosya” anlayışı isabetli değildir. Doğru yaklaşım, gerekli olan kadar verinin, gerekli olduğu süre boyunca ve gerekli kişilerle sınırlı şekilde işlenmesidir.

KVKK’nın genel ilkeleri de bu konuda açık bir çerçeve sunar. Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun biçimde işlenmeli; belirli, açık ve meşru amaçlarla sınırlı tutulmalı; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalı; doğru ve gerektiğinde güncel tutulmalı; ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmelidir.

Bu ilkeler, arabuluculukta soyut prensipler olarak bırakılmamalıdır. Davet mektubundan bilgilendirme tutanağına, çevrim içi toplantı linkinden son tutanağa, anlaşma belgesinden dosyanın saklanmasına kadar her aşamada dikkate alınması gerekir.

Özellikle son tutanak ve anlaşma belgesi bakımından veri minimizasyonu ayrı bir önem taşır. Bu belgeler, uyuşmazlığın bütün geçmişini ayrıntılı biçimde kayda geçiren metinler değildir. Esas olarak sürecin sonucunu, zorunlu kayıt bilgilerini ve tarafların üzerinde anlaştığı........

© Hukuki Haber