Her zaman anlattığım şekilde bu makalemi küçükten büyüğe, özelden kamuya her kurum için kaleme almaktayım. Amacım yarım asırı geçen yönetim danışmanlığı hayatımda gördüğüm başarılı ve maalesef daha az başarılı kurum ve kuruluşların başarı ve başarısızlık nedenleri arasında belki de ilk sırada olan organizasyon yapılarıdır.

Organizasyon yönetim bilimi içerisinde “önemli bir altyapı” ve “ana sistem” olarak her zaman önemini korumuştur. Her ne kadar “bin dokuz yüz seksenli yılların başlarında” bazı sivri zekalı yönetim danışmanlarının organizasyonların anlamsızlığı bağlamındaki “aptalca” yaklaşımları olsa da bu zevat daha on yıl geçmeden tükürdükleri zırvaları yalamışlar ve organizasyon sisteminin gerekliliğine tekrar karar vermişlerdir.

Organizasyon sistemi gerçekten de altyapıdır. Bu sistem yoksa veya uzman elinden çıkmamışsa, çoğu kez de sistem olsa da uygulamayan yöneticiler varsa, diğer hiç bir sistemi oturtamaz ve dört dörtlük verim ile kullanamazsınız! Bilgi Akış Sistemi olsun, Performans Değerlendirme ve Liyakat Takdiri Sistemi olsun, Kariyer Planlama ve Terfii Sistemi olsun, tüm bunlar doğru yapılmış ve çalıştırılan organizasyon sistemine bağlı ve bağımlıdırlar.

Gerek yurdumuzda gerek yurt dışında eline cetvel alan veya bilgisayardaki uygun programları kullanan bazı kişiler “akıllarınca” organizasyon dizayn etmekte ve “bilimsel hiç bir kurala uymayan” bazı saçma uygulamalara yol açmaktadırlar. Bu tarz sözde organizasyon dizayn edicilerin en çok düştükleri hataların başlıcaları şunlar olmaktadır.

Bunlar ve takip eden satırlarda sizlerle paylaşacağım diğer “Bilimsel Organizasyon Kuralları” dışında hareket etmek, sadece boşa kürek çekerek zaman yitirmek olmaktadır.

Organizasyon yaparken aşağıda kısaca açıklamaya çalıştığım kurallara mutlaka uymak gereklidir:

Her kurumun mevcut ve ileri dönük amaçları vardır. Organizasyon yapısı kurulurken bunları mutlaka dikkate almanız gerekir. Zira bir organizasyon yapısı en az beş yıl ve hatta on yıla kadar deforme edilmeden, küçük ekler gerekirse sadece onlar yapılarak süebilmelidir. Bir örnek vermem gerekirse, ihracat yapmayan fakat yakın bir kaç yılda bu işe girişecek bir kurumda bunu bilmek gerekecektir. Keza, farklı ve yep yeni bir ürün üretimini bandına almayı planlamış bir kurumda bunu bilerek organizasyon sistemine başlamak gereklidir. Stratejik planları geçtim, kısa vadeli planları bile yapmayan kurumlar, organizasyon çalışmalarına daha işin başında bir sıfır mağlup başlarlar.

İhtisaslaşma bir kurumun başarısında ilk planda yer alır. Organizasyon sistemlerinde benim gördüğüm en kayda değer bir kaç hatalı örnek şunlardı:

Dev bir beyaz eşya firmasında endüstri mühendisliği ve bahçe dizaynı ve bakımı şefi vardı. Bir başka işletmede depocu satış da yapıyordu Nihayet bir başka işletmede gene depocu genel şöfürlük işleri ile satın alma konusunda da çalışıyordu.

Bunların her biri yüz kişi ve üzerinde eleman istihdam eden kurumlardı… İhtisaslaşma prensibi birbirini tamamlayan ve hatta öncelikle aynı olan işlerin belli bir grup olarak toplanmasıdır.

Unutmayalım ki işletmelerdeki en genel “Ana İşlevler” Satın Alma, Hammadde ve malzeme Depolama, Üretme, Mamul Depolama ve Satış diye ayırabileceğim konulardır.

Destek işler ise, Mali İşler, İnsan Kaynakları, Pazarlama, Kalite Sağlama ve Kontrol, ile Ar-Ge gibi temel destek konularıdır. İhtisaslaşma Prensibini en çok delen ve günümüzde de dünyanın her yerinde görülen bir uygulama Mali İşler ve İnsan Kaynakları (Eski adı ile........

© ngazete