Şirketlerin temel karar organı olan genel kurul toplantılarında alınan kararların hukuken geçerli sayılabilmesi için toplantı tutanağının usulüne uygun şekilde düzenlenmesi büyük önem taşımaktadır. Genel kurul toplantılarının usul ve esasları, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile bu Kanuna dayanılarak çıkarılan Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde düzenlenmiştir.

- Toplantının Yönetimi

Şirket esas sözleşmesinde aksine bir düzenleme bulunmadığı sürece genel kurul toplantısı, genel kurul tarafından seçilen toplantı başkanı tarafından yönetilir. Toplantı başkanının pay sahibi olması zorunlu değildir.

                •             Bir tutanak yazmanı,

                •             Gerek görmesi halinde oy toplama memuru,

                •             İhtiyaç duyulursa başkan yardımcısı

belirleyerek toplantı başkanlığını oluşturur.

Bu heyet, genel kurul toplantısının düzenli yürütülmesini sağlar ve toplantı tutanağının hazırlanmasından sorumludur.

- Genel Kurul Tutanağının İçeriği

Türk Ticaret Kanununa göre genel kurul toplantı tutanağı, toplantıda gerçekleşen işlemleri açık ve tereddüde yer vermeyecek şekilde göstermelidir.

Bu kapsamda tutanakta özellikle şu bilgilere yer verilmesi gerekir:

                •             Şirketin ticaret unvanı

                •             Toplantının........

© Gazete İpekyol